O vendedor procura no sistema por determinada argamassa e encontra três produtos com descrições muito parecidas.
No depósito, há mercadoria fisicamente disponível, enquanto o sistema indica que o saldo está próximo de zero.
Situações como essas podem parecer problemas de vendas, estoque ou compras. Mas a origem pode estar em um ponto muito anterior da operação: o cadastro de produtos.
Em uma loja de materiais de construção, esse cuidado ganha ainda mais importância.
O catálogo pode reunir milhares de SKUs com diferentes marcas, medidas, cores, aplicações, embalagens e unidades de comercialização. Há produtos vendidos por unidade, metro, quilo, caixa, pacote ou volume.
Quanto maior a variedade, mais perigoso é cadastrar cada item sem um padrão.
O cadastro não serve apenas para dar um nome ao produto no sistema. Ele cria a identidade daquele item dentro da operação.
E essa identidade será utilizada por vendas, estoque, compras, custos, preços, logística, fiscal, e-commerce e indicadores.
Por isso, um erro aparentemente pequeno pode acompanhar o produto por todo o seu ciclo dentro da empresa.
O que é o cadastro de produtos?
O cadastro de produtos é o conjunto de informações utilizadas para identificar, classificar e movimentar uma mercadoria dentro da operação.
Dependendo da estrutura do sistema e da necessidade da empresa, ele pode reunir informações como:
- código interno;
- descrição;
- unidade de venda;
- grupo e categoria;
- fabricante.
Na documentação do ERP Santri, por exemplo, o cadastro contempla informações como unidade de venda, grupo de produto, fabricante, marca, tipo de entrega e validade de preço, entre outras configurações relacionadas à operação.
Mas o mais importante não é simplesmente preencher muitos campos.
É garantir que cada informação tenha um critério.
Se uma pessoa cadastra “Tinta Acrílica Branca 18 L”, outra “Tinta Branca 18L” e uma terceira “Acrílica 18 litros branca”, o sistema pode até aceitar todos os cadastros.
O problema começa depois.
Por que o cadastro de produtos é tão importante no MATCON?
No varejo de materiais de construção, um produto participa de várias etapas da operação.
Considere um saco de argamassa.
Ele é cadastrado.
Depois é comprado.
Recebido.
Armazenado.
Consultado pelo vendedor.
Incluído em um orçamento.
Vendido.
Separado.
Entregue.
E sua movimentação passa a fazer parte de relatórios de estoque, vendas, compras e margem.
Se a informação estiver errada na origem, outras áreas podem trabalhar com uma base incorreta.
A própria gestão de estoque da Santri destaca que produtos duplicados, descrições incompletas e unidades de medida inadequadas podem gerar problemas nas compras, vendas e inventários.
É por isso que cadastro de produto não deveria ser tratado apenas como uma tarefa administrativa.
Ele é parte da infraestrutura de dados da loja.
Como erros no cadastro afetam as vendas?
Imagine que um cliente procure um piso específico.
O vendedor digita parte do nome e aparecem quatro registros semelhantes.
Um está sem marca.
Outro está abreviado.
Um terceiro corresponde a uma embalagem diferente.
O quarto é o produto correto.
Além de tornar o atendimento mais lento, essa falta de padrão aumenta a possibilidade de selecionar o item errado.
Em uma venda simples, isso já é um problema.
Em um orçamento com dezenas de itens para uma obra, a consequência pode ser maior.
Um cadastro bem estruturado ajuda o vendedor a identificar mais rapidamente:
- qual produto é;
- marca;
- medida;
- apresentação;
- unidade utilizada;
- disponibilidade;
- preço;
- características relevantes para a operação.
Isso não substitui conhecimento técnico sobre os produtos.
Mas reduz a dificuldade de encontrar e movimentar o item correto.
Como erros no cadastro afetam o estoque?
O estoque talvez seja a área em que as consequências fiquem mais visíveis.
Produtos duplicados dividem a informação
Imagine que uma loja possua fisicamente 100 unidades de determinada conexão hidráulica.
Por um erro histórico, 60 estão registradas no código A e outras 40 no código B.
Ao consultar apenas um dos produtos, o comprador pode concluir que existe pouco estoque e fazer uma reposição desnecessária.
Ao mesmo tempo, os relatórios de giro também ficam divididos.
Em vez de enxergar a demanda total daquele item, o gestor vê dois históricos diferentes.
O problema não é apenas ter “dois nomes parecidos”.
É perder uma visão única da movimentação da mercadoria.
Unidade de medida: um detalhe que pode virar um grande problema
Esse é um dos pontos que merece atenção especial no MATCON.
Uma loja pode trabalhar com produtos vendidos por:
- unidade;
- metro;
- quilo;
- saco;
- caixa;
- pacote;
- barra;
- rolo;
- volume.
E compra e venda nem sempre seguem exatamente a mesma lógica operacional.
Imagine, por exemplo, um rolo contendo 100 metros de determinado fio.
A empresa recebe oito rolos.
Fisicamente, existem 800 metros.
Se a operação vende o produto por metro, a relação entre o que entra e o que sai precisa estar corretamente definida no sistema utilizado pela empresa.
Caso contrário, uma venda de 40 metros pode gerar uma movimentação incompatível com o estoque registrado.
O mesmo raciocínio vale para produtos comprados ou armazenados em caixas, pacotes ou fardos e comercializados em outra unidade.
Por isso, antes de cadastrar, é necessário responder com clareza:
Como este produto entra? Como fica estocado? Como é vendido?
O ERP Santri possui cadastro específico para unidades de medida, além do campo de unidade de venda no cadastro do produto.
Descrição ruim também prejudica a operação
Descrições ruins podem fazer sentido para a pessoa que criou o cadastro.
Mas farão sentido daqui a dois anos?
Outro vendedor encontrará o produto facilmente?
Um comprador novo saberá exatamente qual mercadoria está analisando?
A descrição precisa seguir um padrão definido pela própria empresa.
Para algumas categorias, pode fazer sentido utilizar uma sequência como:
produto + marca + linha + medida + característica + embalagem
Por exemplo:
Tinta Acrílica Marca X Linha Y Branco Fosco 18 L
Em outra categoria, os atributos relevantes podem ser completamente diferentes.
O ponto não é estabelecer uma fórmula universal.
É impedir que cada usuário crie sua própria lógica.
Categoria e grupo não servem apenas para organizar a tela
Outro erro é tratar grupo e categoria como informações secundárias.
Eles influenciam a capacidade de análise da empresa.
Imagine que o gestor queira responder:
- Quanto vendemos de ferramentas elétricas?
- Qual é a margem da categoria de tintas?
- Quanto temos investido em revestimentos?
- Quais grupos possuem produtos com baixo giro?
Se itens semelhantes estiverem espalhados entre grupos diferentes, essas análises perdem qualidade.
Uma estrutura mercadológica bem organizada também permite observar resultados não apenas SKU por SKU, mas por conjuntos de produtos relevantes para a tomada de decisão.
Cuidado com o mesmo produto cadastrado várias vezes
A duplicidade costuma surgir de situações aparentemente inofensivas.
Um fornecedor começa a trabalhar com um código diferente.
Um funcionário não encontra o item e cria outro.
Uma filial utiliza uma descrição própria.
Um produto é importado durante uma migração e depois cadastrado novamente.
Com o tempo, a base acumula registros redundantes.
O problema pode aparecer em:
- saldos;
- compras;
- histórico de vendas;
- inventário;
- curva de giro;
- análise de margem;
- relatórios por produto;
- e-commerce.
Por isso, criar um novo código deveria ser uma ação controlada.
Antes de cadastrar, a equipe precisa verificar se o produto realmente ainda não existe.
Cadastro também influencia a compra
Considere novamente um produto duplicado.
Em um código, há 20 unidades.
No outro, há 30.
Fisicamente, são 50 unidades do mesmo item.
Se o comprador analisar apenas o primeiro registro, pode acreditar que o estoque está baixo.
Agora imagine isso acontecendo em dezenas ou centenas de produtos.
O cadastro ruim começa a distorcer a sugestão de compra, o planejamento de reposição e a leitura sobre produtos com excesso ou falta.
Ou seja:
uma compra desnecessária pode ter começado como um erro de cadastro.
E o impacto no e-commerce?
Quando a loja também vende online, a qualidade do cadastro passa a afetar outro ponto de contato com o consumidor.
Informações como nome, foto, disponibilidade e outros dados utilizados pelo canal digital precisam estar organizadas.
Na integração documentada pela Santri para e-commerce, por exemplo, informações do cadastro de produtos são disponibilizadas para consulta pelo ambiente web, e existem configurações relacionadas à disponibilidade de estoque para esse canal.
Isso mostra por que o cadastro deixa de ser apenas uma questão interna.
Uma informação criada dentro do ERP pode chegar até o consumidor.
Se a descrição é ruim na base, provavelmente continuará ruim no canal que recebe aquele dado.
E os dados fiscais?
Produtos também possuem informações utilizadas pelos processos fiscais da empresa.
Essa é uma área em que o cadastro não deve ser feito por suposição.
Classificações e regras fiscais precisam ser definidas e revisadas com os profissionais responsáveis pela área fiscal e contábil, considerando a legislação aplicável e as características de cada operação.
O papel da equipe de cadastro é garantir que os parâmetros definidos corretamente sejam mantidos de forma consistente no sistema.
Ou seja: não basta saber preencher um campo.
É necessário saber quem é responsável pela informação e de onde vem a referência utilizada.
Os principais erros no cadastro de produtos
1. Cadastrar o mesmo item mais de uma vez
Divide estoque e histórico, prejudicando compras e indicadores.
2. Não criar um padrão de descrição
Dificulta buscas e aumenta a chance de seleção incorreta.
3. Utilizar unidade de medida inadequada
Pode gerar inconsistências entre recebimento, estoque e venda.
4. Classificar produtos semelhantes em grupos diferentes
Prejudica relatórios e análises por categoria.
5. Permitir que qualquer pessoa crie produtos sem critério
Quanto mais descentralizado o cadastro, maior a necessidade de regras claras e validação.
6. Cadastrar apenas o mínimo necessário para concluir uma venda
A pressa do balcão pode criar uma base que posteriormente precisa ser corrigida.
7. Nunca revisar produtos antigos
Um cadastro não deve ser considerado correto para sempre. Mudanças de fornecedores, embalagens, linhas e regras internas podem exigir atualização.
8. Migrar uma base antiga sem higienização
Trocar de ERP não transforma dados ruins em dados bons.
A própria Santri alerta, em seu conteúdo sobre ERP para MATCON, que migrar cadastros sem revisão pode levar produtos duplicados, unidades incorretas e outros problemas para o novo ambiente.
Como criar um padrão de cadastro para a loja
Uma boa prática é criar uma política simples que responda algumas perguntas antes da inclusão de qualquer produto.
Defina quem pode cadastrar
Nem todos os usuários precisam ter permissão para criar ou alterar produtos.
Pode existir uma pessoa responsável ou um fluxo de validação envolvendo cadastro, compras e fiscal, conforme o porte da empresa.
Defina campos obrigatórios
Estabeleça quais informações precisam estar preenchidas para um item ser liberado.
Não necessariamente todos os campos do sistema serão obrigatórios para todos os produtos.
O critério deve considerar a operação.
Crie padrões por categoria
Uma tinta possui atributos importantes diferentes de um tubo.
Um piso exige informações diferentes de uma ferramenta elétrica.
Por isso, o padrão pode variar conforme a família do produto.
Defina regras para descrições e abreviações
Evite que cada funcionário escolha a própria forma de escrever marca, medida, cor ou embalagem.
Verifique duplicidade antes da inclusão
Pesquise por descrição, marca, código e outras informações disponíveis antes de criar um novo registro.
Documente quem pode alterar informações críticas
Preço, unidade, classificação, descrição e determinados parâmetros não deveriam ser alterados sem saber quais processos serão afetados.
Como revisar um cadastro que já possui milhares de produtos?
Não é necessário tentar corrigir tudo em um único dia.
Uma abordagem mais prática é trabalhar por prioridade.
Comece pelos produtos com maior impacto na operação.
Por exemplo:
- itens de maior faturamento;
- produtos de maior giro;
- mercadorias com maiores divergências de estoque;
- itens envolvidos em problemas recorrentes de compra ou venda;
- categorias estratégicas;
- produtos publicados em canais digitais.
Em cada grupo, procure:
- duplicidades;
- descrições fora do padrão;
- unidades inconsistentes;
- categorias incorretas;
- dados ausentes;
- produtos inativos ainda utilizados;
- cadastros que representam a mesma mercadoria.
Depois de corrigir a base, também corrija o processo.
Caso contrário, novos problemas voltarão a aparecer.
Exemplo prático em uma loja de materiais de construção
Imagine uma loja com duas unidades.
Um mesmo rejunte foi cadastrado na matriz como:
Rejunte Flexível Cinza 1 kg Marca A
Na filial, outro usuário criou:
Rej Cinza Marca A 1kg
Fisicamente, é o mesmo produto.
Agora a empresa possui dois códigos.
A matriz vende 80 unidades por mês.
A filial vende 50.
Nos relatórios, aparecem dois produtos com demandas diferentes.
O comprador analisa apenas o primeiro e conclui que o giro total é 80 unidades.
Mas a demanda consolidada é de 130.
Ao mesmo tempo, uma unidade pode ter excesso enquanto a outra faz uma nova compra.
O erro não começou no estoque.
Começou na criação do segundo cadastro.
É justamente esse tipo de situação que mostra por que qualidade de dados é uma questão operacional.
Quais indicadores ajudam a acompanhar a qualidade do cadastro?
Cadastro também pode ser gerenciado.
Alguns controles úteis são:
Quantidade de produtos duplicados identificados
Ajuda a medir a necessidade de saneamento da base.
Percentual de produtos com campos obrigatórios completos
Mostra a aderência às regras definidas pela empresa.
Número de correções cadastrais por período
Se cresce continuamente, pode indicar falha no processo de criação.
Divergências de estoque associadas a unidade ou duplicidade
Ajuda a separar falhas cadastrais de problemas de movimentação.
Tempo para cadastrar e liberar um novo produto
Um fluxo muito lento pode prejudicar compras e vendas; um fluxo rápido demais, sem validação, pode reduzir a qualidade.
O objetivo não é criar dezenas de indicadores.
É saber se a base está ficando melhor ou apenas maior.
Como o ERP ajuda a manter um cadastro mais confiável?
O ERP funciona como a base central em que as informações do produto se conectam aos demais processos.
No caso do MATCON, isso é especialmente importante porque o produto não aparece apenas na venda.
Ele participa de compras, estoque, preços, logística, fiscal, indicadores e canais digitais.
Um ERP especializado pode ajudar a estruturar campos, permissões, grupos, unidades e parâmetros necessários à rotina.
Mas é importante reforçar:
o sistema não sabe sozinho se a informação inserida está correta.
Se alguém cadastrar duas vezes o mesmo produto, nenhuma tecnologia transforma automaticamente esses dois códigos em uma base confiável sem regras e controles adequados.
ERP e processo precisam trabalhar juntos.
Como a Santri apoia o cadastro e a integração das informações
O ERP Santri foi desenvolvido para operações do varejo de materiais de construção e conecta cadastros aos processos de vendas, compras, estoque, logística, financeiro e demais áreas da gestão.
A documentação do sistema mostra que o cadastro de produto permite trabalhar com informações como unidade de venda, grupos, fabricante, marca, características de entrega e outras parametrizações utilizadas pela operação.
Esse ponto é importante porque o valor do cadastro não está apenas na tela em que o produto é criado.
Está no que acontece depois.
Quando a base é bem estruturada, vendedores, compradores, estoquistas e gestores passam a trabalhar sobre uma identificação comum do produto.
Quando a base é inconsistente, a integração apenas distribui a inconsistência para mais processos.
Por isso, tecnologia e governança de cadastro devem avançar juntas.
Conclusão
Um cadastro de produtos confiável pode parecer um detalhe diante de grandes decisões sobre vendas, compras ou estoque.
Mas muitas dessas decisões dependem justamente dele.
No varejo de materiais de construção, onde existem milhares de itens, diferentes unidades, embalagens, marcas, medidas e características, falta de padronização pode gerar consequências em cadeia.
Um produto duplicado afeta o saldo.
O saldo incorreto afeta a compra.
A compra desnecessária afeta o estoque e o caixa.
Uma descrição ruim atrasa a venda.
Uma categoria incorreta prejudica o relatório.
Por isso, o primeiro passo não precisa ser revisar toda a empresa de uma vez.
Escolha uma categoria importante, analise os cadastros e responda:
- Os produtos estão duplicados?
- As descrições seguem um padrão?
- As unidades representam corretamente a operação?
- Os grupos fazem sentido?
- Todos sabem quem pode criar ou alterar um produto?
- A informação é igual para vendas, estoque, compras e canais digitais?
Se essas respostas revelarem inconsistências, existe uma oportunidade concreta de melhorar a qualidade da gestão.
Se sua loja possui milhares de produtos e está difícil manter cadastros, estoque, vendas e compras trabalhando sobre a mesma informação, conheça o ERP Santri e converse com um especialista sobre como estruturar uma operação mais integrada para o varejo MATCON.
FAQ: dúvidas frequentes sobre cadastro de produtos em lojas de materiais de construção
O que é cadastro de produtos?
É o conjunto de informações utilizado para identificar, classificar e movimentar uma mercadoria dentro da empresa. Pode incluir descrição, código, unidade, grupo, marca, fabricante, preço e outros parâmetros necessários à operação.
O que um cadastro de produto deve ter em uma loja de materiais de construção?
Os campos dependem do produto e do sistema, mas normalmente é importante ter identificação clara, descrição padronizada, unidade correta, categoria, marca ou fabricante e demais informações necessárias para vendas, estoque, compras, logística e fiscal.
Por que produtos duplicados prejudicam o estoque?
Porque a quantidade e o histórico de uma mesma mercadoria podem ficar divididos entre dois ou mais códigos. Isso dificulta enxergar o saldo total, o giro e a necessidade real de compra.
Como padronizar a descrição dos produtos?
Defina uma sequência de informações relevante para cada categoria, como tipo do produto, marca, linha, medida, cor ou embalagem. O mais importante é utilizar o mesmo critério em todos os novos cadastros.
Quem deve cadastrar produtos no ERP?
A empresa deve definir responsáveis e permissões. O ideal é evitar a criação indiscriminada de produtos e estabelecer um processo de validação para informações que afetam várias áreas.
Unidade de medida errada pode causar diferença no estoque?
Sim. Quando a forma de entrada, armazenamento ou venda não está corretamente representada no cadastro e no processo utilizado, as movimentações podem gerar saldos inconsistentes.
Como corrigir um cadastro de produtos desorganizado?
Comece por categorias e itens prioritários, procure duplicidades e informações inconsistentes, corrija a base e, principalmente, estabeleça novas regras para impedir que os mesmos erros continuem ocorrendo.
Um ERP resolve problemas de cadastro?
O ERP fornece estrutura para centralizar e utilizar as informações, mas não substitui padronização, validação e responsabilidade sobre os dados. A qualidade do cadastro depende tanto da tecnologia quanto dos processos adotados pela empresa.
