O vendedor consulta o sistema e informa ao cliente que há 20 caixas de determinado piso disponíveis. Depois que a venda é fechada, a equipe do depósito encontra apenas 12 caixas.
Em outra situação, o comprador faz um novo pedido de argamassa porque acredita que o estoque está baixo, mas descobre posteriormente que existem vários paletes armazenados em outro depósito.
Também é comum encontrar orçamentos que não receberam retorno, entregas programadas sem todas as mercadorias separadas e vendas realizadas sem uma análise adequada da margem.
Esses problemas nem sempre acontecem por falta de dedicação da equipe. Muitas vezes, são consequência de informações espalhadas em planilhas, anotações, mensagens e sistemas que não conversam entre si.
Um ERP para loja de material de construção ajuda a centralizar esses processos e a criar uma base única de informações para vendas, compras, estoque, logística, financeiro, fiscal e gestão.
Porém, apenas instalar um sistema não garante uma operação organizada. Para gerar resultados, o ERP precisa ser adequado à realidade da loja, receber dados confiáveis e fazer parte da rotina das equipes.
Neste artigo, você entenderá como esse tipo de sistema funciona, quais benefícios pode oferecer, como escolher uma solução e quais cuidados tomar durante a implantação.
O que é um ERP para loja de material de construção?
ERP é a sigla de Enterprise Resource Planning, expressão que pode ser traduzida como planejamento dos recursos empresariais.
Na prática, é um sistema que integra diferentes áreas da empresa em um único ambiente. Em vez de cada departamento manter seus próprios controles, todos trabalham com informações relacionadas e atualizadas a partir das movimentações da operação.
Considere uma venda realizada no balcão. Dependendo da configuração e dos processos adotados, o ERP pode:
- registrar os produtos vendidos;
- reservar ou baixar as quantidades do estoque;
- calcular preços e descontos;
- gerar os valores a receber;
- registrar a comissão do vendedor;
- fornecer as informações fiscais;
- encaminhar o pedido para separação;
- incluir a entrega na programação logística;
- atualizar os indicadores comerciais e financeiros.
Assim, o vendedor, o estoquista, o caixa, o faturista e o gestor deixam de trabalhar com informações isoladas.
O objetivo do ERP não é apenas informatizar tarefas. Ele deve conectar processos para que uma movimentação realizada em uma área produza os efeitos corretos nas demais.
Por que uma loja de materiais de construção precisa de um ERP específico?
O varejo de materiais de construção possui processos que nem sempre são atendidos adequadamente por sistemas genéricos.
Uma loja pode trabalhar com milhares de produtos e diferentes formas de comercialização. Há itens vendidos por unidade, metro, quilo, caixa, pacote, rolo, volume ou metro quadrado.
Além disso, a operação pode incluir:
- vendas no balcão;
- atendimento a construtoras e profissionais;
- pedidos para entrega em obras;
- produtos retirados parcialmente;
- estoques em lojas e depósitos diferentes;
- transferências entre filiais;
- separação, conferência e carregamento;
- produtos pesados, frágeis ou volumosos;
- grande variedade de marcas e fornecedores;
- orçamentos com muitos itens;
- diferentes tabelas e condições comerciais.
Um sistema genérico pode controlar uma venda simples, mas encontrar limitações quando precisa lidar com conversões de unidade, reservas, entregas parciais, estoques em vários locais ou produtos vendidos de formas diferentes.
Por isso, a avaliação de um ERP deve considerar não apenas a quantidade de funções disponíveis, mas a capacidade de atender aos processos reais da loja.
Qual é a diferença entre um ERP genérico e um ERP especializado em MATCON?
Um ERP genérico costuma ser desenvolvido para atender empresas de diversos segmentos. Ele pode incluir funções básicas de vendas, estoque, compras e financeiro.
Já um ERP especializado parte das particularidades de determinado setor.
No varejo MATCON, isso significa considerar situações como:
- venda de pisos por caixa e por metro quadrado;
- comercialização de fios por rolo ou metro;
- controle de tintas prontas e manipuladas;
- separação de produtos pesados;
- entrega de materiais em obras;
- venda de itens retirados em momentos diferentes;
- formação de carga por veículo;
- transferência entre loja e depósito;
- grande quantidade de produtos semelhantes;
- diferenças de margem entre categorias.
A especialização não elimina a necessidade de configurar o sistema. Cada empresa possui regras comerciais, estrutura física, equipe e processos próprios.
Entretanto, uma solução que já conhece a rotina do segmento tende a exigir menos adaptações para situações que fazem parte do dia a dia do lojista.
Quais são os benefícios de um ERP para loja de material de construção?
Os benefícios dependem da forma como o sistema é configurado e utilizado. O ERP cria condições para melhorar a gestão, mas os resultados também exigem processos organizados, cadastros corretos e disciplina operacional.
1. Mais controle sobre o estoque
O sistema pode registrar entradas, vendas, devoluções, transferências, reservas, perdas e ajustes.
Com essas informações integradas, o gestor consegue analisar:
- saldo por loja ou depósito;
- quantidade disponível;
- quantidade reservada;
- produtos em trânsito;
- mercadorias sem movimentação;
- giro de estoque;
- cobertura;
- estoque mínimo e máximo;
- divergências identificadas nos inventários.
Isso reduz a dependência de consultas manuais e ajuda o vendedor a informar a disponibilidade com mais segurança.
O ERP não substitui a organização física do depósito nem os inventários. Se uma movimentação não for registrada, a informação ficará incorreta mesmo em um sistema avançado.
2. Compras baseadas em dados
A decisão de compra não deve depender apenas da percepção do comprador ou da condição comercial oferecida pelo fornecedor.
Com dados integrados, é possível considerar:
- histórico de vendas;
- saldo disponível;
- pedidos já realizados;
- produtos reservados;
- prazo de entrega do fornecedor;
- sazonalidade;
- estoque mínimo e máximo;
- giro por categoria;
- mercadorias sem venda;
- necessidade de transferência entre filiais.
Imagine que um fornecedor ofereça um desconto para a compra de 500 unidades de uma ferramenta.
Antes de aceitar, a loja precisa verificar quanto vende por mês, quantas unidades já possui, quanto tempo levaria para consumir o novo volume e qual seria o efeito da compra no caixa.
O desconto pode ser atrativo, mas o excesso de estoque pode comprometer recursos que seriam necessários para repor produtos de maior giro.
3. Melhor acompanhamento das vendas e dos orçamentos
No varejo MATCON, muitos atendimentos começam com um orçamento. O cliente pode solicitar preços, comparar fornecedores e retornar dias depois.
Sem acompanhamento, oportunidades podem ser esquecidas.
Um ERP pode ajudar a registrar:
- cliente responsável pelo orçamento;
- vendedor;
- produtos cotados;
- validade da proposta;
- condições de pagamento;
- margem prevista;
- situação da negociação;
- motivo da perda;
- conversão em venda.
Essas informações permitem identificar quais orçamentos precisam de retorno e quais fatores mais influenciam o fechamento.
A gestão também pode comparar vendedores, categorias, lojas, canais e períodos, sem depender apenas do faturamento total.
4. Mais segurança na formação de preços
A formação do preço precisa considerar mais do que o valor informado na nota do fornecedor.
Dependendo da operação, devem ser avaliados:
- custo de aquisição;
- frete;
- despesas adicionais;
- tributos;
- comissões;
- taxas financeiras;
- descontos;
- perdas;
- margem desejada;
- perfil do cliente;
- condição de pagamento.
Uma tinta, um saco de cimento e uma ferramenta elétrica não precisam seguir a mesma lógica de margem.
Produtos de alto giro, itens complementares e mercadorias de maior valor podem exigir estratégias diferentes.
Com os custos e as vendas integrados, o ERP ajuda a analisar se o preço praticado está preservando a margem. Entretanto, os parâmetros precisam ser revisados pela gestão e pelas áreas fiscal e financeira.
5. Controle financeiro integrado
Quando uma venda é registrada, seus efeitos financeiros também precisam ser acompanhados.
O ERP pode integrar informações de:
- contas a receber;
- contas a pagar;
- caixa;
- bancos;
- cartões;
- cobrança;
- inadimplência;
- fluxo de caixa;
- despesas;
- receitas;
- projeções financeiras.
Essa integração ajuda o gestor a diferenciar faturamento de disponibilidade financeira.
Uma loja pode vender muito e ainda enfrentar dificuldades de caixa quando recebe em várias parcelas, mantém estoque elevado e paga os fornecedores em prazos menores.
Por isso, a análise comercial deve estar conectada à análise financeira.
6. Organização da separação e das entregas
A venda não termina no fechamento do pedido. Para o cliente que aguarda material em uma obra, a experiência depende da separação, da conferência, do carregamento e da entrega correta.
Um ERP pode apoiar o fluxo desde o pedido até a expedição, permitindo visualizar:
- produtos que precisam ser separados;
- pedidos incompletos;
- mercadorias reservadas;
- endereço da entrega;
- data combinada;
- veículo;
- motorista;
- sequência de carregamento;
- situação do pedido;
- ocorrências ou devoluções.
Quando o comercial promete uma entrega sem consultar a disponibilidade dos produtos e a capacidade logística, a empresa corre o risco de gerar atrasos e retrabalho.
7. Atendimento mais rápido e confiável
Durante o atendimento, o vendedor precisa consultar informações sem depender de ligações para outros setores.
O sistema pode facilitar o acesso a dados como:
- disponibilidade do produto;
- preço;
- marca;
- unidade de venda;
- produtos semelhantes;
- histórico do cliente;
- limite de crédito;
- condições comerciais;
- previsão de entrega;
- situação de pedidos anteriores.
Isso não significa retirar a autonomia do vendedor. O objetivo é oferecer informações para que ele negocie com mais segurança e evite promessas que a operação não conseguirá cumprir.
8. Gestão fiscal mais integrada
As operações do varejo MATCON envolvem compras, vendas, devoluções, transferências e diferentes tipos de documentos fiscais.
Quando os dados comerciais não estão conectados à área fiscal, aumenta a necessidade de digitação e conferência manual.
Um ERP pode organizar as informações utilizadas no faturamento e manter os documentos relacionados às respectivas movimentações.
Mesmo assim, a empresa continua precisando de parametrização correta, revisão de cadastros e acompanhamento da contabilidade.
9. Decisões orientadas por indicadores
O ERP reúne grande quantidade de dados, mas armazenar informações não é suficiente.
A gestão precisa transformar os registros em análises.
Entre os indicadores que podem ser acompanhados estão:
- faturamento;
- margem;
- ticket médio;
- conversão de orçamentos;
- giro de estoque;
- cobertura;
- ruptura;
- produtos sem venda;
- inadimplência;
- prazo médio de recebimento;
- rentabilidade por categoria;
- desempenho por loja ou vendedor;
- entregas realizadas no prazo.
Os sistemas ERP são utilizados justamente para centralizar processos e criar uma fonte comum de informações entre as áreas da empresa.
Exemplo prático: venda de pisos com entrega em obra
Considere um cliente que precisa de 40 metros quadrados de porcelanato.
Cada caixa cobre 2,2 metros quadrados. Para atender à metragem solicitada, a loja precisa vender 19 caixas, que correspondem a 41,8 metros quadrados.
Durante a operação, o sistema deve ajudar o vendedor a verificar:
- conversão entre caixa e metro quadrado;
- quantidade disponível;
- lotes ou tonalidades, quando aplicável;
- saldo em outros depósitos;
- margem;
- prazo de entrega;
- produtos complementares;
- condição de pagamento.
O pedido também pode incluir argamassa, rejunte, espaçadores e ferramentas para assentamento.
Depois da venda, as caixas precisam ser reservadas, separadas, conferidas e entregues no endereço correto.
Sem integração, cada etapa pode depender de uma planilha ou mensagem. Com o ERP, as informações do pedido podem acompanhar o fluxo da venda até a entrega.
Esse exemplo mostra que o benefício não está apenas em emitir o pedido rapidamente. Está em coordenar comercial, estoque, financeiro e logística.
Como escolher um ERP para loja de material de construção?
A escolha não deve ser baseada somente no preço da mensalidade ou em uma apresentação genérica.
O sistema precisa ser avaliado dentro da operação real da empresa.
Verifique a aderência ao segmento
Solicite demonstrações utilizando situações da sua loja, como:
- orçamento com muitos itens;
- venda por caixa e metro quadrado;
- entrega parcial;
- transferência entre depósitos;
- venda para consumidor e empresa;
- devolução;
- formação de carga;
- análise de produtos sem giro.
Uma apresentação baseada em processos reais ajuda a identificar se o sistema atende às necessidades ou depende de muitas adaptações.
Avalie a integração entre as áreas
Confirme como uma venda afeta estoque, financeiro, fiscal, comissão e logística.
Também verifique se compras, recebimento, custos e contas a pagar permanecem conectados.
Analise os recursos de gestão
O ERP precisa apresentar informações que ajudem a tomar decisões, e não apenas registrar operações.
Avalie relatórios, painéis, filtros, indicadores e possibilidades de análise por produto, categoria, fornecedor, loja e período.
Considere a capacidade de crescimento
Uma loja com planos de abrir filiais, operar novos depósitos ou vender pela internet precisa avaliar se a solução suporta essa expansão.
A troca de sistema costuma envolver dados, processos e treinamento. Por isso, é importante considerar as necessidades atuais e os próximos passos da empresa.
Conheça o processo de implantação
Pergunte como serão conduzidos:
- levantamento dos processos;
- migração dos dados;
- revisão dos cadastros;
- parametrização;
- testes;
- treinamento;
- entrada em produção;
- acompanhamento após a implantação.
Avalie o suporte e o conhecimento da equipe
O suporte precisa compreender tanto o funcionamento do sistema quanto o processo que está sendo executado.
Em um segmento com particularidades operacionais, o conhecimento da rotina pode facilitar o diagnóstico dos problemas.
Como implantar um ERP com mais segurança?
A implantação não é apenas um projeto de tecnologia. Ela também envolve processos, pessoas, responsabilidades e qualidade de dados.
O sucesso depende de fatores como planejamento, alinhamento dos processos, adequação da solução, adoção dos usuários e consistência das informações migradas.
1. Mapeie a operação atual
Registre como funcionam vendas, compras, recebimento, estoque, expedição, entregas, financeiro e fiscal.
Identifique controles paralelos, retrabalhos e pontos nos quais a informação costuma se perder.
2. Revise os cadastros
Antes da migração, verifique:
- produtos duplicados;
- clientes inativos;
- fornecedores repetidos;
- unidades de medida;
- classificações fiscais;
- descrições;
- categorias;
- marcas;
- saldos;
- contas financeiras.
Migrar dados incorretos apenas transfere os problemas para o novo sistema.
3. Defina responsabilidades
Cada colaborador precisa saber:
- quais informações deve registrar;
- em qual momento;
- quem aprova cada operação;
- como corrigir erros;
- quais relatórios deve acompanhar.
4. Teste os principais processos
Não teste apenas uma venda simples.
Execute cenários como troca, devolução, transferência, entrega parcial, venda com retirada futura, cancelamento e recebimento de compra.
5. Treine as equipes por função
O vendedor não precisa conhecer as mesmas telas do comprador, e o estoquista não precisa dominar todas as rotinas do financeiro.
O treinamento deve ser direcionado às atividades de cada função.
6. Acompanhe os primeiros ciclos
Após a entrada em produção, monitore divergências, dúvidas, cadastros pendentes e processos que não estão sendo seguidos.
A implantação continua depois que o sistema começa a ser utilizado.
Erros comuns ao adotar um ERP
Escolher apenas pelo menor preço
Um sistema com custo inicial menor pode exigir controles paralelos ou não atender processos importantes.
A avaliação deve considerar aderência, implantação, suporte, integração e capacidade de evolução.
Acreditar que o sistema corrigirá processos sozinho
O ERP executa regras. Se o processo estiver mal definido, a tecnologia pode apenas reproduzir o problema com mais velocidade.
Manter planilhas paralelas sem necessidade
Alguns controles externos podem ser necessários, mas o uso excessivo de planilhas reduz a confiabilidade da base integrada.
Não envolver os usuários
As pessoas que trabalham diariamente com vendas, estoque, compras e entregas conhecem detalhes importantes da operação.
A participação delas ajuda a identificar necessidades e aumenta a adesão.
Migrar cadastros sem revisão
Produtos duplicados, unidades incorretas e clientes desatualizados prejudicam relatórios e movimentações.
Não acompanhar indicadores após a implantação
Concluir a implantação não significa concluir o projeto de gestão.
A empresa precisa comparar os resultados antes e depois e identificar novos pontos de melhoria.
Quais indicadores acompanhar com o ERP?
Acuracidade de estoque
Compara os saldos físicos com os registros do sistema.
Acuracidade = itens com saldo correto ÷ itens conferidos × 100
Conversão de orçamentos
Mostra o percentual de propostas transformadas em vendas.
Conversão = orçamentos convertidos ÷ orçamentos emitidos × 100
Giro de estoque
Indica quantas vezes o estoque foi renovado durante determinado período.
Giro = custo das mercadorias vendidas ÷ estoque médio
Cobertura de estoque
Estima por quanto tempo o saldo atual pode atender à demanda média.
Margem por categoria
Ajuda a entender quais grupos contribuem mais para o resultado, considerando que alto faturamento não significa necessariamente alta rentabilidade.
Índice de ruptura
Mostra a frequência com que produtos procurados não estão disponíveis.
Inadimplência
Indica a participação dos valores vencidos no contas a receber.
Entregas no prazo
Compara as entregas realizadas dentro da data combinada com o total de entregas concluídas.
Esses indicadores devem ser analisados em conjunto. Reduzir o estoque, por exemplo, não é positivo quando a medida aumenta a ruptura e prejudica as vendas.
Como BI, mobilidade e inteligência artificial complementam o ERP?
O ERP funciona como uma base para registrar e integrar as operações.
Ferramentas de Business Intelligence podem transformar esses dados em painéis de acompanhamento. Recursos móveis permitem consultar informações ou executar tarefas fora do computador principal.
A inteligência artificial pode apoiar análises, identificação de padrões, previsões e recomendações. Porém, seus resultados dependem da qualidade dos dados e das regras utilizadas.
Nenhuma dessas tecnologias substitui cadastros corretos, processos claros e acompanhamento gerencial.
Como o ERP da Santri apoia o varejo MATCON?
A Santri atua há mais de três décadas com soluções direcionadas ao varejo de materiais de construção. Seu ERP integra áreas como compras, vendas, estoque, logística, financeiro, fiscal e contábil.
A solução contempla recursos relacionados a indicadores de margem, giro e curva ABC, gestão financeira, estoque, entregas, compras, operação tintométrica e mobilidade logística, conforme as necessidades e a configuração de cada operação.
O diferencial de um sistema especializado não está apenas na quantidade de funcionalidades. Está no conhecimento dos processos do segmento e na capacidade de relacionar tecnologia à rotina dos vendedores, compradores, estoquistas, conferentes, motoristas e gestores.
Ao centralizar as informações, a loja cria condições para reduzir controles paralelos, analisar melhor os resultados e tomar decisões com uma visão mais completa da operação.
Conclusão
Um ERP para loja de material de construção pode integrar vendas, compras, estoque, entregas, financeiro e fiscal, oferecendo uma base mais confiável para a gestão.
Entretanto, o resultado não depende apenas do software.
A empresa precisa revisar cadastros, definir processos, distribuir responsabilidades, treinar as equipes e acompanhar indicadores. Quando tecnologia e gestão trabalham juntas, o ERP deixa de ser apenas um sistema operacional e passa a apoiar decisões sobre estoque, margem, compras, atendimento e crescimento.
O primeiro passo é mapear onde as informações da sua loja estão hoje.
Identifique as planilhas, anotações e sistemas paralelos utilizados e verifique quais processos geram mais divergências ou retrabalho.
Depois, avalie como uma solução especializada pode conectar essas áreas.
Conheça o ERP Santri e converse com um especialista para entender como integrar os processos da sua loja de materiais de construção, da compra à entrega.
Perguntas frequentes sobre ERP para loja de material de construção
O que é um ERP para loja de material de construção?
É um sistema de gestão que integra áreas como vendas, compras, estoque, financeiro, fiscal e logística. A proposta é manter os processos conectados e reduzir informações espalhadas em controles diferentes.
Qual é a diferença entre ERP e sistema de vendas?
Um sistema de vendas concentra-se no atendimento e no registro dos pedidos. O ERP possui uma abrangência maior, conectando a venda ao estoque, financeiro, fiscal, compras, entregas e indicadores de gestão.
Uma loja pequena precisa de ERP?
A necessidade depende da complexidade da operação, não apenas do tamanho. Uma loja pequena com muitos produtos, entregas, vendas parceladas e controles paralelos pode se beneficiar de um sistema integrado.
Quais funcionalidades um ERP para MATCON deve ter?
Entre as principais estão vendas, orçamentos, estoque, compras, formação de preços, financeiro, fiscal, separação, entregas, relatórios e indicadores. As funções necessárias variam conforme a operação.
Um ERP elimina as planilhas?
O ERP pode substituir muitos controles paralelos, mas isso exige parametrização, dados corretos e adesão das equipes. Algumas análises externas ainda podem ser utilizadas, desde que não criem bases conflitantes.
Quanto tempo leva para implantar um ERP?
O prazo depende da quantidade de dados, número de lojas, complexidade dos processos, necessidade de integrações e disponibilidade das equipes. Uma implantação segura deve incluir diagnóstico, migração, testes, treinamento e acompanhamento.
Como saber se a loja precisa trocar de sistema?
Alguns sinais são divergências frequentes de estoque, excesso de planilhas, dificuldade para acompanhar margens, perda de orçamentos, retrabalho no financeiro e falta de integração entre vendas e entregas.
Como escolher um ERP para loja de material de construção?
Avalie a aderência ao segmento, integração entre áreas, recursos de gestão, processo de implantação, suporte, possibilidade de expansão e capacidade de executar situações reais da operação.
