Uma venda pode ser perdida mesmo quando o sistema informa que o produto está disponível. Basta o vendedor fechar o pedido, o cliente aguardar a separação e o estoquista descobrir que a quantidade registrada não corresponde ao estoque físico.
Também pode acontecer o contrário: a loja compra mais mercadorias porque acredita que o saldo está baixo, mas encontra caixas, peças e volumes armazenados em locais diferentes do depósito.
Situações como essas comprometem o atendimento, aumentam os custos e dificultam o planejamento das compras. Por isso, a gestão de estoque para loja de material de construção influencia diretamente o faturamento, a margem, o fluxo de caixa e a satisfação dos clientes.
Quando o controle é confiável, o gestor consegue entender o que precisa ser comprado, quais produtos estão parados, onde existem riscos de ruptura e quanto dinheiro está investido em mercadorias.
Neste artigo, você verá como melhorar esse controle, quais indicadores acompanhar e de que forma a tecnologia pode apoiar a operação.
O que é gestão de estoque?
Gestão de estoque é o conjunto de processos usados para controlar a entrada, a armazenagem, a movimentação e a saída das mercadorias.
Em uma loja de materiais de construção, esse trabalho envolve operações como:
- recebimento de compras;
- conferência de notas fiscais;
- armazenamento;
- transferências entre depósitos ou filiais;
- separação de pedidos;
- vendas no balcão;
- entregas em obras;
- devoluções e trocas;
- registro de perdas e avarias;
- inventários;
- reposição de produtos.
O objetivo não é apenas saber quantas unidades estão disponíveis. Uma boa gestão também precisa responder a perguntas importantes:
- O saldo informado pelo sistema corresponde ao estoque físico?
- Quais produtos vendem mais?
- Quais mercadorias estão há muito tempo sem movimentação?
- Quais itens precisam ser repostos?
- Quanto dinheiro está imobilizado no estoque?
- A loja possui mercadoria suficiente para atender à demanda?
- Existe excesso de produtos com baixo giro?
Essas respostas permitem que compras, vendas, logística e financeiro trabalhem com informações mais confiáveis.
Por que a gestão de estoque é tão importante no varejo MATCON?
Uma loja de materiais de construção pode trabalhar com milhares de SKUs, diferentes unidades de medida e produtos com características muito distintas.
Enquanto alguns itens são vendidos por unidade, outros podem ser comercializados por caixa, metro, quilo, volume ou pacote. A operação ainda precisa lidar com produtos pesados, frágeis, volumosos ou sujeitos a avarias.
Cimento, argamassa, pisos, tintas, ferramentas, ferragens, tubos, fios, conexões e materiais elétricos possuem comportamentos de venda e armazenamento diferentes.
Essa variedade torna o controle mais complexo. Uma falha no cadastro, no recebimento ou na separação pode provocar divergências que se acumulam ao longo do tempo.
Impacto no atendimento
Quando o saldo não é confiável, o vendedor pode prometer um produto que não está disponível. Isso pode gerar atraso na obra do cliente, cancelamento da venda ou necessidade de substituir o item.
Impacto nas compras
Sem dados atualizados, o comprador corre o risco de adquirir produtos que já estão em excesso ou deixar de repor itens importantes.
Impacto no fluxo de caixa
Mercadoria parada representa capital que poderia ser utilizado em outras necessidades da empresa. Quanto maior o volume de produtos sem giro, maior pode ser a pressão sobre o caixa.
Impacto na margem
Perdas, avarias, compras mal dimensionadas, descontos para liquidar produtos antigos e fretes emergenciais podem reduzir a margem da operação.
Impacto na produtividade
Quando os produtos não possuem localização definida, a equipe demora mais para separar pedidos, conferir mercadorias e atender às solicitações dos vendedores.
Como melhorar o controle de estoque da loja
A melhoria do estoque depende de processos bem definidos, cadastros corretos, disciplina operacional e acompanhamento frequente.
Veja os principais pontos que devem ser considerados.
1. Registre todas as entradas e saídas
Toda movimentação precisa ser registrada no momento em que acontece.
Isso inclui:
- compras;
- vendas;
- devoluções;
- trocas;
- transferências;
- bonificações;
- consumo interno;
- perdas;
- avarias;
- ajustes de inventário.
Quando parte da operação é controlada no sistema e outra parte fica em planilhas, anotações ou mensagens, aumenta o risco de divergências.
Imagine que dez sacos de argamassa foram danificados durante o armazenamento. Se a perda não for registrada, o sistema continuará considerando esses produtos disponíveis para venda.
O mesmo acontece quando uma mercadoria é transferida para outro depósito sem a atualização correta do saldo.
Por isso, é importante definir responsáveis, procedimentos e momentos específicos para o lançamento de cada movimentação.
2. Revise e padronize os cadastros
O cadastro de produtos é a base do controle de estoque.
Produtos duplicados, descrições incompletas e unidades de medida incorretas podem gerar erros nas compras, nas vendas e nos inventários.
Um mesmo item não deve ser cadastrado de várias formas, como:
- “Cimento CP II 50 kg”;
- “Cimento 50kg CP2”;
- “Cim. CP II saco”;
- “Cimento marca X”.
Quando existem cadastros duplicados, a quantidade pode ficar dividida entre códigos diferentes. O comprador enxerga um saldo menor do que o real e pode fazer uma reposição desnecessária.
O cadastro deve conter informações como descrição padronizada, marca, categoria, unidade de venda, unidade de compra, código do fornecedor e localização física.
3. Realize inventários periódicos
O inventário compara o estoque físico com o saldo registrado no sistema.
Ele ajuda a identificar problemas como:
- movimentações não registradas;
- produtos armazenados no local errado;
- erros de separação;
- furtos;
- quebras;
- avarias;
- cadastros incorretos;
- falhas no recebimento.
A loja não precisa esperar o final do ano para conferir todo o estoque. Uma alternativa é realizar inventários rotativos.
Nesse modelo, grupos específicos de produtos são contados semanal ou mensalmente. Itens de maior valor, maior giro ou maior risco de divergência podem ser conferidos com mais frequência.
Por exemplo, ferramentas elétricas e fios de cobre podem exigir um acompanhamento diferente de produtos de baixo valor unitário.
Após cada contagem, o gestor deve investigar a causa das diferenças. Apenas ajustar o saldo não resolve o problema se a falha continuar acontecendo.
4. Utilize a curva ABC
A curva ABC organiza os produtos de acordo com sua relevância para o negócio. A classificação pode considerar faturamento, margem, giro ou valor investido.
De maneira geral:
- Itens A: possuem maior impacto financeiro e exigem acompanhamento frequente;
- Itens B: apresentam relevância intermediária;
- Itens C: possuem menor participação individual nos resultados, mas podem representar uma grande quantidade de SKUs.
Essa análise ajuda a definir prioridades.
Os produtos da classe A podem receber controles mais rigorosos, inventários frequentes e parâmetros de reposição mais precisos. Os itens C devem ser avaliados para evitar variedade excessiva, compras desnecessárias e ocupação de espaço.
A curva ABC não deve ser utilizada de forma isolada. Um produto pode ter baixa participação no faturamento, mas ser importante para completar uma venda.
Uma conexão hidráulica de baixo valor, por exemplo, pode ser essencial para que o cliente leve tubos, registros e outros itens do mesmo projeto.
5. Acompanhe o giro de estoque
O giro mostra quantas vezes o estoque foi renovado durante determinado período.
Uma fórmula utilizada para acompanhar o indicador é:
Giro de estoque = custo das mercadorias vendidas ÷ estoque médio
Quanto maior o giro, mais rapidamente os produtos são vendidos e repostos. Um giro baixo pode indicar excesso de mercadoria, demanda reduzida, preço inadequado ou problemas no mix.
A análise deve ser feita por:
- categoria;
- produto;
- marca;
- fornecedor;
- filial;
- período;
- vendedor, quando aplicável.
Também é necessário considerar a sazonalidade.
Tintas, impermeabilizantes, caixas-d’água e outros produtos podem apresentar mudanças de demanda conforme o clima, a região e o período do ano.
Comparar categorias muito diferentes pode levar a conclusões incorretas. O comportamento de giro de cimento não é igual ao de uma ferramenta de maior valor.
6. Defina estoque mínimo e máximo
O estoque mínimo representa a quantidade necessária para atender à demanda durante o prazo de reposição, considerando uma margem de segurança.
O estoque máximo ajuda a limitar o volume comprado, evitando excesso de mercadorias e comprometimento do caixa.
Esses parâmetros não devem ser definidos apenas pela percepção da equipe. O ideal é considerar:
- histórico de vendas;
- prazo de entrega do fornecedor;
- frequência de compra;
- sazonalidade;
- espaço disponível;
- custo do produto;
- quantidade mínima de compra;
- risco de ruptura;
- previsibilidade da demanda.
Um fornecedor que entrega em dois dias exige uma estratégia diferente de outro que leva 20 dias para atender ao pedido.
Os parâmetros também precisam ser revistos. Um estoque mínimo definido há dois anos pode não representar a realidade atual da loja.
7. Controle produtos sem venda
Mercadorias sem movimentação por longos períodos ocupam espaço e imobilizam capital.
O gestor deve acompanhar relatórios de produtos sem venda nos últimos 30, 60, 90 ou 180 dias, de acordo com as características de cada categoria.
Antes de realizar uma nova compra, é importante verificar se já existem itens semelhantes no estoque.
Algumas ações possíveis para produtos parados incluem:
- negociar devolução ou troca com o fornecedor;
- transferir a mercadoria para uma filial com maior demanda;
- incluir o item em ações comerciais;
- revisar o preço;
- criar combinações com produtos complementares;
- interromper novas compras;
- avaliar a permanência do item no mix.
A decisão não deve considerar apenas a quantidade disponível. Também é preciso avaliar margem, espaço ocupado, custo e possibilidade real de venda.
Principais erros na gestão de estoque
Alguns erros são recorrentes no varejo de materiais de construção.
Comprar apenas pela percepção da equipe
A experiência dos vendedores e compradores é importante, mas deve ser combinada com dados de venda, giro, cobertura e sazonalidade.
A percepção individual pode ser influenciada por pedidos recentes ou por clientes específicos.
Aproveitar descontos sem analisar a demanda
Uma grande condição comercial não representa necessariamente uma boa compra.
Se a mercadoria demorar meses para ser vendida, a loja pode comprometer o caixa, ocupar espaço e precisar conceder descontos para reduzir o estoque.
Não registrar perdas e avarias
Sacos rasgados, pisos quebrados, tintas danificadas e produtos extraviados precisam ser baixados corretamente.
Sem esse registro, o saldo perde confiabilidade.
Manter produtos duplicados no cadastro
Cadastros duplicados dividem o histórico de vendas e dificultam a análise da demanda real.
Corrigir o saldo sem investigar a causa
Ajustar o sistema após o inventário é necessário, mas a loja também precisa entender por que a divergência aconteceu.
Não integrar estoque, vendas e compras
Quando cada área trabalha com informações diferentes, a reposição se torna mais lenta e sujeita a erros.
Indicadores importantes para acompanhar
A gestão não deve se limitar ao saldo disponível. Alguns indicadores ajudam a interpretar a qualidade do estoque.
Giro de estoque
Mostra a velocidade com que as mercadorias são vendidas e repostas.
Cobertura de estoque
Indica por quanto tempo o saldo atual pode atender à demanda média.
Uma cobertura muito baixa pode representar risco de ruptura. Uma cobertura muito alta pode sinalizar excesso de produtos.
Índice de ruptura
Mostra a frequência com que produtos procurados pelos clientes não estão disponíveis.
A ruptura pode provocar perda imediata da venda ou levar o cliente a procurar outro fornecedor.
Acuracidade de estoque
Compara o saldo físico com o saldo registrado no sistema.
Acuracidade = itens com saldo correto ÷ total de itens conferidos × 100
Quanto maior a acuracidade, maior a confiabilidade das informações utilizadas por vendedores, compradores e gestores.
Produtos sem giro
Identifica itens que permanecem sem venda por determinado período.
Margem por produto ou categoria
Ajuda a entender se o volume vendido está gerando o resultado esperado.
Um produto pode apresentar giro elevado, mas contribuir pouco para a margem. Outro pode vender menos unidades, mas ser importante para a rentabilidade da categoria.
Exemplo prático em uma loja de materiais de construção
Considere uma loja que vende, em média, 300 sacos de cimento por semana.
O fornecedor leva cinco dias para entregar um novo pedido. A empresa precisa considerar o consumo médio durante esse intervalo, além de uma margem de segurança para atrasos ou aumento da demanda.
Ao mesmo tempo, não é interessante manter uma quantidade muito acima da necessidade, pois o produto ocupa espaço, exige cuidados no armazenamento e pode sofrer perdas quando exposto à umidade.
Nesse caso, o comprador deve analisar:
- média diária e semanal de vendas;
- variações recentes na demanda;
- pedidos já realizados;
- prazo real de entrega;
- saldo disponível;
- vendas ainda não entregues;
- capacidade de armazenamento;
- condições comerciais.
Sem essas informações integradas, a loja pode comprar tarde demais e enfrentar ruptura ou adquirir volume excessivo e comprometer o espaço do depósito.
O mesmo raciocínio deve ser adaptado para pisos, argamassas, tintas, ferramentas, ferragens e demais categorias.
Como a tecnologia apoia a gestão de estoque
Planilhas podem ajudar em controles pontuais, mas se tornam limitadas quando a loja possui muitos produtos, diferentes depósitos, várias filiais e um volume elevado de movimentações.
Um ERP especializado pode integrar estoque, vendas, compras, logística, financeiro e fiscal.
Com os processos centralizados, o gestor pode acompanhar:
- saldos por loja ou depósito;
- produtos reservados;
- mercadorias em trânsito;
- pedidos de compra;
- histórico de vendas;
- curva ABC;
- giro e cobertura;
- estoque mínimo e máximo;
- produtos sem movimentação;
- divergências de inventário;
- margem e rentabilidade.
Recursos de BI também facilitam a visualização das informações e ajudam a identificar tendências, exceções e pontos de atenção.
No entanto, a tecnologia não substitui processos bem definidos. O sistema precisa ser alimentado corretamente, e a equipe deve seguir os procedimentos de recebimento, armazenagem, separação, entrega e inventário.
Dados incorretos geram análises incorretas, mesmo quando a empresa utiliza ferramentas avançadas.
Como começar a organizar o estoque da sua loja
A melhoria pode ser feita por etapas.
Primeiro, identifique os produtos de maior giro, maior valor e maior impacto no faturamento. Em seguida, revise os cadastros desses itens e verifique se existem códigos duplicados.
Depois, faça uma contagem física e compare os resultados com o sistema. As divergências devem ser corrigidas e investigadas.
Na sequência:
- Padronize o registro de entradas e saídas.
- Defina responsáveis por cada movimentação.
- Organize os produtos por categoria e localização.
- Crie uma rotina de inventário rotativo.
- Configure estoque mínimo e máximo.
- Acompanhe giro, cobertura, ruptura e produtos sem venda.
- Revise os parâmetros de compra periodicamente.
- Integre as decisões de compras, vendas, estoque e financeiro.
O acompanhamento precisa fazer parte da rotina de gestão. Não basta organizar o depósito uma vez e abandonar o controle nas semanas seguintes.
Como a Santri pode apoiar esse processo
A Santri desenvolve soluções de gestão voltadas para a rotina de lojas, depósitos, redes e home centers de materiais de construção.
O ERP da Santri centraliza informações de vendas, compras, estoque, logística, financeiro, fiscal e gestão, ajudando diferentes áreas a trabalharem com dados integrados.
Na gestão de estoque, a solução permite acompanhar movimentações, inventários, reposição, produtos sem giro, saldos por local, indicadores e outras informações importantes para a tomada de decisão.
Mais do que informatizar tarefas, o objetivo é oferecer ao gestor uma visão mais confiável da operação para comprar melhor, reduzir perdas e atender os clientes com mais segurança.
Conclusão
Uma gestão de estoque eficiente começa com cadastros corretos, movimentações registradas, inventários frequentes e indicadores acompanhados com disciplina.
Quando a loja conhece o giro dos produtos, identifica mercadorias paradas e define parâmetros de reposição, consegue reduzir compras desnecessárias e diminuir o risco de ruptura.
O primeiro passo pode ser simples: escolha uma categoria importante, revise os cadastros, faça uma contagem física e compare o resultado com o sistema. A partir das divergências encontradas, ajuste os processos e estabeleça uma rotina de acompanhamento.
Para tornar esse controle mais integrado, conheça as soluções da Santri para o varejo de materiais de construção e entenda como um ERP especializado pode apoiar a gestão do estoque, das compras e das vendas.
Perguntas frequentes sobre gestão de estoque
Como organizar o estoque de uma loja de materiais de construção?
Comece revisando os cadastros, definindo localizações para os produtos e registrando todas as movimentações. Depois, faça inventários periódicos e acompanhe indicadores de giro, cobertura, ruptura e acuracidade.
O que causa divergência no estoque?
As principais causas são movimentações não registradas, erros no recebimento, falhas na separação, perdas, avarias, cadastros duplicados, transferências incorretas e produtos armazenados em locais diferentes.
Com que frequência o inventário deve ser feito?
A frequência depende do valor, do giro e do risco de cada produto. Itens mais importantes podem ser contados semanalmente, enquanto outros podem entrar em ciclos mensais, trimestrais ou semestrais.
O que é ruptura de estoque?
Ruptura ocorre quando um produto procurado pelo cliente não está disponível para venda. Ela pode provocar perda de faturamento, atraso no atendimento e insatisfação.
Como identificar produtos parados?
A loja pode analisar relatórios de produtos sem venda por períodos, como 30, 60, 90 ou 180 dias. A avaliação deve considerar categoria, sazonalidade, margem, quantidade e valor investido.
Como definir o estoque mínimo?
O estoque mínimo deve considerar a média de vendas, o prazo de reposição do fornecedor, a sazonalidade e uma margem de segurança. O parâmetro precisa ser revisto periodicamente.
A curva ABC considera apenas o faturamento?
Não. Ela pode ser calculada com base no faturamento, na margem, no custo, no giro ou em outros critérios relevantes para a empresa. O método escolhido deve estar alinhado ao objetivo da análise.
Como um ERP ajuda no controle de estoque?
O ERP integra vendas, compras, estoque, logística e financeiro. Isso permite atualizar movimentações, acompanhar saldos, analisar indicadores e planejar reposições com informações mais confiáveis.
